Sul tema dell’organizzazione necessaria per il trattamento dei dati posto nel V° argomento di discussione dal Prof. Di Lascio appare opportuno specificare che le nuove previsioni del GDPR hanno un particolare impatto per il settore pubblico.

Infatti prevedono che tutte le autorità pubbliche o organismi pubblici, anche con ordinamento autonomo, che effettuino trattamenti di dati personali, sono tenuti obbligatoriamente alla designazione di un DPO, con l’unica eccezione delle autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali.

A tal proposito il Garante della privacy, a fronte del silenzio del GDPR, non chiarisce quale qualifica debba rivestire il soggetto da individuare come DPO, ma ha comunque specificato che tale figura, salva la facoltà di nominare un soggetto esterno, se viene scelta all’interno della struttura dell’ente, deve essere individuata tra dirigenti o funzionari di elevata professionalità, in modo che possa svolgere i propri compiti con adeguate garanzie di indipendenza e autonomia e possa comunque riferire direttamente ai vertici dell’ente.

Si riportano di seguito, per comodità di consultazione, alcune domande e relative risposte rinvenibili nelle Faq del sito ufficiale del Garante per la protezione dei dati personali che appaiono rilevanti per l’attività dei Centri per l’Impiego:

1. Quali sono i soggetti tenuti alla designazione del RPD, ai sensi dell'art. 37, par. 1, lett. a), del RGPD?

L'art. 37, par. 1, lett. a), del RGPD prevede che i titolari e i responsabili del trattamento designino un RPD «quando il trattamento è effettuato da un'autorità pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali».

Il RGPD non fornisce la definizione di "autorità pubblica" o "organismo pubblico" e, come chiarito anche nelle Linee guida adottate in materia dal Gruppo Art. 29 (di seguito Linee guida), ne rimette l'individuazione al diritto nazionale applicabile.

Allo stato, in ambito pubblico, devono ritenersi tenuti alla designazione di un RPD i soggetti che ricadevano nell'ambito di applicazione degli artt. 18-22 del Codice, che stabilivano le regole generali per i trattamenti effettuati dai soggetti pubblici (ad esempio, le amministrazioni dello Stato, anche con ordinamento autonomo, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le Regioni e gli enti locali, le università, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, le aziende del Servizio sanitario nazionale, le autorità indipendenti ecc.).

Occorre, comunque, considerare che, nel caso in cui soggetti privati esercitino funzioni pubbliche (in qualità, ad esempio, di concessionari di servizi pubblici), può risultare comunque fortemente raccomandato, ancorché non obbligatorio, procedere alla designazione di un RPD. In ogni caso, qualora si proceda alla designazione di un RPD su base volontaria, si applicano gli identici requisiti - in termini di criteri per la designazione, posizione e compiti - che valgono per i RPD designati in via obbligatoria.

2. Nel caso in cui il RPD sia un dipendente dell'autorità pubblica o dell'organismo pubblico, quale qualifica deve avere?

Il RGPD non fornisce specifiche indicazioni al riguardo. È opportuno, in primo luogo, valutare se il complesso dei compiti assegnati al RPD - aventi rilevanza interna (consulenza, pareri, sorveglianza sul rispetto delle disposizioni) ed esterna (cooperazione con l'autorità di controllo e contatto con gli interessati in relazione all'esercizio dei propri diritti) - siano (o meno) compatibili con le mansioni ordinariamente affidate ai dipendenti con qualifica non dirigenziale.

In merito, l'art. 38, par. 3, del RGPD fissa alcune garanzie essenziali per consentire ai RPD di operare con un grado sufficiente di autonomia all'interno dell'organizzazione. In particolare, occorre assicurare che il RPD "non riceva alcuna istruzione per quanto riguarda l'esecuzione di tali compiti". Il considerando 97 aggiunge che i RPD "dipendenti o meno del titolare del trattamento, dovrebbero poter adempiere alle funzioni e ai compiti loro incombenti in maniera indipendente". Ciò significa, come chiarito nelle Linee guida, che «il RPD, nell'esecuzione dei compiti attribuitigli ai sensi dell'articolo 39, non deve ricevere istruzioni sull'approccio da seguire nel caso specifico – quali siano i risultati attesi, come condurre gli accertamenti su un reclamo, se consultare o meno l'autorità di controllo. Né deve ricevere istruzioni sull'interpretazione da dare a una specifica questione attinente alla normativa in materia di protezione dei dati».

Inoltre, sempre ai sensi dell'art. 38, par. 3, del RGPD, il RPD «riferisce direttamente al vertice gerarchico del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento». Tale rapporto diretto garantisce, in particolare, che il vertice amministrativo venga a conoscenza delle indicazioni e delle raccomandazioni fornite dal RPD nell'esercizio delle funzioni di informazione e consulenza a favore del titolare o del responsabile.

Alla luce delle considerazioni di cui sopra, nel caso in cui si opti per un RPD interno, sarebbe quindi in linea di massima preferibile che, ove la struttura organizzativa lo consenta e tenendo conto della complessità dei trattamenti, la designazione sia conferita a un dirigente ovvero a un funzionario di alta professionalità, che possa svolgere le proprie funzioni in autonomia e indipendenza, nonché in collaborazione diretta con il vertice dell'organizzazione. 

3. Quali certificazioni risultano idonee a legittimare il RPD nell'esercizio delle sue funzioni, ai sensi degli artt. 42 e 43 del RGPD?

Come accade nei settori delle cosiddette "professioni non regolamentate", si sono diffusi schemi proprietari di certificazione volontaria delle competenze professionali effettuate da appositi enti certificatori. Tali certificazioni (che non rientrano tra quelle disciplinate dall'art. 42 del RGPD) sono rilasciate anche all'esito della partecipazione ad attività formative e al controllo dell'apprendimento.

Esse, pur rappresentando, al pari di altri titoli, un valido strumento ai fini della verifica del possesso di un livello minimo di conoscenza della disciplina, tuttavia non equivalgono, di per sé, a una "abilitazione" allo svolgimento del ruolo del RPD né, allo stato, sono idonee a sostituire il giudizio rimesso alle PP.AA. nella valutazione dei requisiti necessari al RPD per svolgere i compiti previsti dall'art. 39 del RGPD.

4. Con quale atto formale deve essere designato il RPD?

Il RGPD prevede all'art. 37, par. 1, che il titolare e il responsabile del trattamento designino il RPD; da ciò deriva, quindi, che l'atto di designazione è parte costitutiva dell'adempimento.

Nel caso in cui la scelta del RPD ricada su una professionalità interna all'ente, occorre formalizzare un apposito atto di designazione a "Responsabile per la protezione dei dati". In caso, invece, di ricorso a soggetti esterni all'ente, la designazione costituirà parte integrante dell'apposito contratto di servizi redatto in base a quanto previsto dall'art. 37 del RGPD (per agevolare gli enti, in allegato alle Faq, è riportato uno schema di atto di designazione).

Indipendentemente dalla natura e dalla forma dell'atto utilizzato, è necessario che nello stesso sia individuato in maniera inequivocabile il soggetto che opererà come RPD, riportandone espressamente le generalità, i compiti (eventualmente anche ulteriori a quelli previsti dall'art. 39 del RGPD) e le funzioni che questi sarà chiamato a svolgere in ausilio al titolare/responsabile del trattamento, in conformità a quanto previsto dal quadro normativo di riferimento.

L'eventuale assegnazione di compiti aggiuntivi, rispetto a quelli originariamente previsti nell'atto di designazione, dovrà comportare la modifica e/o l'integrazione dello stesso o delle clausole contrattuali.

Nell'atto di designazione o nel contratto di servizi devono risultare succintamente indicate anche le motivazioni che hanno indotto l'ente a individuare, nella persona fisica selezionata, il proprio RPD, al fine di consentire la verifica del rispetto dei requisiti previsti dall'art. 37, par. 5 del RGPD, anche mediante rinvio agli esiti delle procedure di selezione interna o esterna effettuata. La specificazione dei criteri utilizzati nella valutazione compiuta dall'ente nella scelta di tale figura, oltre a essere indice di trasparenza e di buon amministrazione, costituisce anche elemento di valutazione del rispetto del principio di «responsabilizzazione».

Una volta individuato, il titolare o il responsabile del trattamento è tenuto a indicare, nell'informativa fornita agli interessati, i dati di contatto del RPD pubblicando gli stessi anche sui siti web e a comunicarli al Garante (art. 37, par. 7). Per quanto attiene al sito web, può risultare opportuno inserire i riferimenti del RPD nella sezione "amministrazione trasparente", oltre che nella sezione "privacy" eventualmente già presente.

Come chiarito nelle Linee guida, in base all'art. 37, par. 7, non è necessario -anche se potrebbe costituire una buona prassi, in ambito pubblico- pubblicare anche il nominativo del RPD, mentre occorre che sia comunicato al Garante per agevolare i contatti con l'Autorità. Resta invece fermo l'obbligo di comunicare il nominativo agli interessati in caso di violazione dei dati personali (art. 33, par. 3, lett. b).

5. La designazione di un RPD interno all'autorità pubblica o all'organismo pubblico richiede necessariamente anche la costituzione di un apposito ufficio?

Il RGPD prevede, all'art. 38, par. 2, che «il titolare e del trattamento e il responsabile del trattamento sostengono il responsabile della protezione dei dati nell'esecuzione dei compiti di cui all'articolo 39 fornendogli le risorse necessarie per assolvere tali compiti e accedere ai dati personali e ai trattamenti e per mantenere la propria conoscenza specialistica».

Ne discende che, in relazione alla complessità (amministrativa e tecnologica) dei trattamenti e dell'organizzazione, occorrerà valutare attentamente se una sola persona possa essere sufficiente a svolgere il complesso dei compiti affidati al RPD. Come riportato anche nelle Linee guida, «in linea di principio, quanto più aumentano complessità e/o sensibilità dei trattamenti, tanto maggiori devono essere le risorse messe a disposizione del RPD. La funzione "protezione dati" deve poter operare con efficienza e contare su risorse sufficienti in proporzione al trattamento svolto».

All'esito di questa analisi si potrà valutare quindi l'opportunità/necessità di istituire un apposito ufficio al quale destinare le risorse necessarie allo svolgimento dei compiti stabiliti. Ad ogni modo, ove sia costituito un apposito ufficio, è comunque necessario che venga sempre individuata la persona fisica che riveste il ruolo di RPD (mediante l'atto di designazione di cui sopra).

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In merito a queste implicazioni della figura del DPO sull’attività dei Centri per l’Impiego sono ad invitarvi ad interloquire con domande o ulteriori riflessioni.

Antonio Notarfonso