Eventi e campagne informative sono un’occasione unica per acquisire nuovi followers e affermare ulteriormente la propria presenza istituzionale sui social. Durante eventi pubblici e campagne organizzate dalle Pubbliche Amministrazioni, infatti, i social media offrono uno spazio virtuale utilissimo, che consente agli utenti di condividere in tempo reale la propria esperienza. L’importante è saperlo fare, prevedendo una strategia ad hoc.

Potete condividere una vostra esperienza?

Nel frattempo, ecco alcuni esempi che dimostrano quanto sia importante prevedere, ogni volta, una mini guida ad hoc (il social media toolkit) che consenta agli interessati di seguire, in tempo reale, lo svolgimento degli eventi e delle campagne attraverso i diversi social utilizzati dall’Ente:

La Settimana europea delle regioni è un evento, della durata di quattro giorni, che si svolge ogni anno a Bruxelles e che consente a funzionari delle amministrazioni regionali e locali, esperti e accademici di scambiare buone pratiche e competenze tecniche in materia di sviluppo regionale e urbano. La pagina dedicata all’evento contiene una sezione apposita con le istruzioni per condividere e seguire l’evento sui social: Help us spread #EURegionsWeek (letteralmente “Aiutaci a diffondere #EURegionsWeek” - la Settimana europea delle regioni). In particolare la sezione contiene le istruzioni per seguire la Settimana europea su Twitter e Facebook, per condividere i post ufficiali, e per partecipare ai dibattiti su LinkedIn:

• sono specificati gli account con cui posteranno gli organizzatori: @EU_Regional e @EU_CoR.
• gli utenti che partecipano all’evento in presenza sono invitati a taggare @EU_Regional e @EU_CoR nelle foto che posteranno su Twitter in modo che gli stessi organizzatori possano condividere i tweet
• gli utenti sono invitati a inviare un’email per condividere il proprio account
• gli utenti sono invitati a postare utilizzando l’hashtag #EURegionsWeek, in modo che gli organizzatori possano tracciarne l’utilizzo e stimarne la diffusione oltreché utilizzarlo per successivi feedback.
• è presente un elenco di  ulteriori hashtag specifici che gli utenti possono utilizzare durante le sessioni tematiche dell’evento
• gli utenti sono invitati a taggare i propri partner e stakeholder presenti nella propria regione

Altro esempio di social media toolkit appositamente creato per un evento è quello pubblicato sul sito del 12° congresso europeo sui Sistemi Intelligenti di Trasporto tenutosi a giugno 2017 a Strasburgo

Il toolkit forniva tutte le istruzioni necessarie per partecipare alla conversazione online prima, durante e dopo il Congresso.

• l team dell’evento, era presente su più piattaforme chiave, tra cui Twitter, LinkedIn, Flickr e YouTube per garantire la massima visibilità e ampliare la portata delle discussioni.
• L'evento utilizzava l'hashtag # ITSStrasbourg17 su tutti i social media per consentire ai partecipanti e ai fan di seguire, e rimanere impegnati nella conversazione.
• Il tool kit forniva un elenco di account relativi agli organizzatori e ai partecipanti coi quali interagire sulla piattaforma Twitter e una serie di esempi di tweet che speakers ed exhibitors potevano utilizzare per condividere la propria partecipazione al congresso.
• Il toolkit forniva inoltre il link al gruppo LinkedIn con le relative istruzioni per postare un intervento, alcuni esempi di interventi e la raccomandazione di inserire sempre il link alla pagina della conferenza http://strasbourg2017.itsineurope.com/
• Infine venivano forniti i link ai canali Flickr e Youtube