Protocollo ed Archivio

letto 119 voltepubblicato il 14/11/2020 - 17:09

Nel quadro del processo di digitalizzazione della P.A., assistiamo ad un processo di obsolescenza delle concezioni tradizionali che reggono l'attività del protocollista ed archivista. Nel passato le due funzioni, pur collegate, si basavano rispettivamente sul flusso, di carico e scarico, e sull'ordinamento ovvero classificazione di documenti cartacei. Odiernamente, a partire dal D.P.R. 445/2000, recante il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, le due attività si rivelano ancora più intrecciate, per effetto dell'avocazione al protocollo informatico di funzioni tradizionalmente demandate al lavoro d'Archivio. La stessa classificazione degli atti e delle pratiche ora avviene in forma automatizzata, mediante un Titolario elettronico che tende a soppiantare il classico "quadro di classificazione". Ormai i fascicoli sono informatici e con la opzione "collegato" si può creare un fascicolo "multiplo", comprendente cioè sia il singolo documento, in entrata od in uscita, sia i precedenti della pratica, in modo da creare un collegamento utile alle varie Amministrazioni interessate alla sua gestione. Così il protocollo svolge le ordinarie mansioni di un archivio corrente. Per non parlare della possibilità di creare interi archivi elettronici che raggruppano documenti appartenenti ad una medesima serie o materia: essendo a disposizione di tutti i funzionari di un Ufficio, essi rappresentano un prezioso metodo di conservazione e di condivisione. Intendiamoci: il vecchio sistema archivistico per ora convive con la sua classificazione "manuale" dei faldoni che raccolgono gli atti, ma è lecito supporre che, prima o poi, tutto il complesso delle competenze d'archivio sarà assorbito dal protocollo informatizzato. Altro discorso va fatto per le procedure di scarto o di versamento del materiale cartaceo nell'archivio storico: queste, presumibilmente, rimarranno ancora a lungo. Si tenga presente, però, che anche per i documenti informatici è previsto lo scarto.