ciao Riccardo, seguo progetti di dematerializzazione da qualche anno e credo che l'analisi che stai facendo tralasci alcuni aspetti rilevanti, in termini di benefici (ma soprattutto costi!): 1) anzitutto il problema non è di dematerializzare i documenti bensì i processi. mi spiego: in molti casi non è necessario "non stampare più il documento perchè tanto c'è il pdf firmato digitalmente". in molti casi occorre ripensare al processo che non rende più necessario avere un documento da conservare (faccio l'esempio della classica richiesta ferie e dell'utilizzo di appositi gestionali). pensare a dematerializzare il documento significa pensare ancora cartaceo e poi "far sparire" il documento. non è la scelta migliore da farsi; 2) nella conservazione sostitutiva, trattandosi di PA, non occorre la marcatura temporale, basta quello che si definisce riferimento temporale, che i sw di protocollo informatico generano già (in sostanza è un'impronta del documento dematerializzato in formato xml che poi accompagnerà il documento stesso nelle fasi di conservazione). verifica con la soprintendenza dei beni archivistici della tua Regione se il sw che state utilizzando lavora in questo modo. le marche temporali, sempre perchè si parla i PA, non servono neanche per prolungare la scadenza della firma. ci pensa il Resp della Conservazione a certificare l'ininterrotta custodia, sempre con riferimento temporale; 3) mi sembrano tante quelle firme digitali. servirebbero solo a chi firmava prima il cartaceo. sicuro che fossero tutti quegli utenti? in ogni caso, il Codice dell'Amm.ne Digitale parla in alcuni casi di firma elettronica, che è un concetto decisamente più "rilassato" e per cui non occorre la firma digitale (tra l'altro, il CAD è in fase di aggiornamento e prevederà anche l'introduzione della firma avanzata per certificare alcune forme di dematerializzazione, che è qualcosa di più della firma elettronica ma non è ancora firma digitale) 4) stai lasciando fuori dal tuo bilancio un po' di aspetti, sia positivi che negativi parecchio importanti: 4.1) COSTI: la formazione al personale costerà parecchio; 4.2) VANTAGGI: i costi di stoccaggio si ridurranno fortemente, perchè quando si archiviranno i docs nell'archivio di deposito ci saranno molte meno fotocopie; 4.3) VANTAGGI: la ricerca documentale e l'accesso ai documenti si ridurrà fortemente, sarà tutto accessibile dalla propria postazione; 4.4) VANTAGGI: con l'introduzione della fascicolazione le gestione documentale migliorerà fortemente, si ridefiniranno i processi di organizzazione dei fascicoli quindi dei documenti; 4.5) COSTI: con l'introduzione della fascicolazione documentale i responsabili del procedimento dovranno necessariamente riacquisire una cultura archivistica che in Italia si è persa negli utlimi 30 anni (basti pensare che l'ufficio protocollo nel 95% degli Enti è considerato un "refugium peccatorum", mentre in realtà è il punto di avvio della gestione documentale...). Questo cambio di mentalità costerà parecchio; 5) non troverai nessuno che ti garantirà la totale eliminazione della carta: i processi di dematerializzazione sono ancora ben lontani dall'essere garantiti. Le soprintendenze dei beni archivistici consigliano, per i documenti che non hanno scadenza, di creare una copia conforme cartacea per evitare che un cattivo processo di dematerializzazione faccia "scomparire" gli originali. Ho visto che in molti Enti (su consiglio delle soprintendenze), pur avendo completamente dematerializzato il processo di creazione di delibere e determine, alla fine del giro la segreteria crea ancora una copia conforme cartacea (è anche per questo che è stato introdotto l'art. 23 c.2 bis del Codice dell'Amministrazione Digitale 1 anno dopo la sua entrata in vigore...). 6) fare il bilancino dei costi non è molto utile. è come se qualche anno fa avessi messo sulla bilancia il continuare a fare gli atti con carta e penna o introdurre le procedure informatiche. sono sicuro che "la vecchia maniera" era molto più economica. la dematerializzazione costa di più. solo che, una volta introdotta, cambieranno a poco a poco i metodi di lavoro. pesare i costi della carta, dei server e delle firme sarebbe come misurare il costo di un operazione chirurgica considerando il costo dell'ago e del filo di sutura 7) se poi vuoi mantenerti sul livello dell'HW/SW: 7.1) secondo me i server costano troppo, 7.2) le firme sono troppe per quello che devi fare, 7.3) per gli scanner farei una pensata su come hai organizzato il processo di digitalizzazione 7.3.1) in ingresso basta che li abbiano l'ufficio protocollo 7.3.2.1) in uscita, visto che la semplice scansione non ha valore legale, al posto della scansione puoi allegare nel sw documentale anche il semplice word o un pdf non firmato; 7.3.2.2) in uscita, se vuoi anche conservare copia del documento originale, ti conviene creare il doc oringiale firmato digitalmente e poi postalizzarlo (si può inviare un doc non firmato se creato con sistemi meccanizzati, basta riportare il nome del resp del procedimento ai sensi del D.Lgs. 39/1993) 7.4) devi considerare anche i supporti non riscrivibili con cui farai la conservazione sostitutiva. penserai che pochi DVD non abbiano un costo rilevante ma... hai idea di quanti te ne serviranno per conservare tutto? inoltre, pensi che basterà farne una copia sola? e chi ti garantisce che sarai in grado di leggerli tra x anni? non puoi certo fidarti di quelli presi al supermercato....

Per ovviare i costi iniziali che Riccardo elencava , ci sono delle possibilità concrete e per aquesto se vi interessa vi posso raccontare di stipulare con dei vendor dei contratti pluriennali dove il costo totale dell' hw e del sw verranno diluiti annualmente.Pertanto se per esempio il porgetto tiotale cuba 100.000 € con un accoro di questo tipo si puo' arrivare ad un costo sui 13.000/15.000€ per x anni. In questo modo l' ente non dovrà sobbarcarsi di un budget troppo elevato sina da subito. Sono a disposizione per ulteriori dettagli cell. 333.3493097

salve al Ministero della Salute siamo operativi in questo senso da gennaio 2008, tutto in formato dpf e niente più carta ai piani, solo protocollo informatico con scansione del documento direttamente sul pc personale. utilizzo della pec da parte di tutte le direzioni generali sia in uscita che in ingresso.