Indicazione di informazioni relative ad adozioni e minori adottati in atti e provvedimenti amministrativi - 18 aprile 2018 [8987089]

[doc. web n. 8987089]
Indicazione di informazioni relative ad adozioni e minori adottati in atti e provvedimenti amministrativi - 18 aprile 2018
Registro dei provvedimenti
n. 228 del 18 aprile 2018
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della
dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito “Codice”);
VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 “relativo alla protezione delle
persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva
95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati)” (di seguito RGPD), in vigore dal 24 maggio 2016, e applicabile a
partire dal 25 maggio 2018;
VISTA la segnalazione con la quale la Sig.ra XX, dipendente della Procura della Repubblica presso il Tribunale di XX, lamenta la
violazione, da parte dell’ufficio di appartenenza, della normativa in materia di protezione dei dati personali in relazione alla
indicazione, nel provvedimento di concessione dei permessi ex l. 104/92, delle generalità del suo figlio minore antecedenti
l’adozione, in particolare, del cognome della famiglia di origine;
Vista la documentazione in atti;
VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 del 28 giugno
2000;
RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;
PREMESSO
1. La segnalazione.
Con la comunicazione del 16 settembre 2016, la Sig. ra XX, dipendente della Procura della Repubblica presso il tribunale di XX ha
lamentato una presunta violazione del Codice, in quanto “nel provvedimento di concessione dei permessi ex l. 104/92 adottato in
data XX venivano riportate nella premessa le vecchie generalità (cognome e nome, data e luogo di nascita) del minore prima della
sua adozione … in contrasto con la normativa di settore a tutela dei minori adottati (art. 28 della l. 184/1983) nonché del rispetto
dei diritti e delle libertà fondamentali, della dignità dell’interessato con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale
e al diritto alla protezione dei dati personali (art. 2, comma 1, d.lgs. n. 196/2003)”, rappresentando che per la validità del predetto
provvedimento sarebbe stato sufficiente “l’aver accertato e preso atto della certificazione di handicap con la connotazione di gravità
(art. 3 co. 3 della legge n.104/92) rilasciata dalla competente Autorità Sanitaria riportante le nuove generalità del minore”.
2. I chiarimenti resi dal titolare del trattamento.
In risposta alle richieste di informazioni dell’Ufficio- volte a conoscere, tra l’altro, le ragioni in base alle quali nel provvedimento di
concessione dei permessi ex l. 104/92, sono state riportate le generalità del minore, precedenti e successive all’adozione, nonché
la sussistenza di ragioni ostative all’adozione di un “nuovo” provvedimento di concessione dei predetti benefici riportante le sole
generalità del figlio necessitante di assistenza - la Procura della Repubblica che ha direttamente trattato la pratica e il Ministero
della Giustizia, titolare del trattamento, hanno fornito i chiarimenti richiesti.
Il Dirigente amministrativo della Procura della Repubblica - con dichiarazione della cui veridicità risponde ai sensi dell’art. 168 del
Codice - con nota del 16.2.2017, ha precisato che la segnalante già fruiva dei benefici previsti dalla legge n. 104/1992 durante il
periodo in cui il minore era in affidamento. La dipendente reiterava la richiesta di concessione degli stessi benefici
successivamente all’adozione del minore, in quanto “era suo intendimento avanzare al Ministero della Giustizia altra istanza di
concessione di congedo retribuito di mesi 2 ex artt. 42, co. 5 d.lgs. 151/01 e 4 d.lgs. 119/11 alla quale occorreva allegare, a cura
dell’interessata, copia del provvedimento di concessione dei benefici di questa dirigenza (come è stato), quale atto propedeutico
del nuovo procedimento ministeriale, dalla quale risultasse il nuovo nome assunto dal minore adottato”.
Lo stesso Dirigente amministrativo ha escluso ogni violazione dell’art. 28, comma 3, l. n. 184/1983, in quanto “la redazione del
provvedimento (oggi contestato) con richiamo all’intervenuta adozione, è pertinente ad un atto avente valenza esclusivamente
interna nell’interesse della reclamante, del quale è stata rilasciata copia solo a quest’ultima”. Peraltro, all’istanza presentata la
segnalante “ha allegato dichiarazione sostitutiva di notorietà nella quale sono riportati sia i dati anagrafici del minore affidato (…)
sia quelli assunti dallo stesso a seguito dell’adozione (…)” e “ha autorizzato, spontaneamente, il trattamento dei dati, ai sensi e per
gli effetti degli artt. 13 e 23 del Codice della Privacy, nell’ambito del procedimento che lo riguardava”.
Da ultimo, con nota del XX, il Dirigente amministrativo della Procura ha comunicato che per quanto riguardala procedura prevista
per la concessione del congedo retribuito, ex art. 42, comma 5, della legge 151/2001 e, in particolare, la trasmissione del
contestato provvedimento ex art. 33 104/92 al Ministero della Giustizia “detto Ministero… richiede sempre all’interessato anche la
produzione di copia del provvedimento” e che “l’Ufficio di appartenenza del richiedente funge solo da tramite, provvedendo
quest’ultimo alla sola trasmissione dell’istanza completa degli allegati atti depositati dal richiedente”.
Sono stati richiesti, successivamente, elementi anche al Ministero della Giustizia, Direzione Generale del Personale e della
Formazione, in quanto, sebbene il procedimento amministrativo, in virtù del riparto di competenze previsto dall’art. 2, comma 1, del
d.lgs. n. 240/2006, sia stato materialmente istruito dalla Dirigente amministrativo dell’Ufficio giudiziario di appartenenza della
segnalante, il trattamento fa capo, quanto alla titolarità, al Ministero stesso. Ciò in considerazione del fatto che (cfr. art. 4, comma
1, lett. f, del Codice), in attuazione della disciplina vigente, il Ministero decide le finalità del trattamento effettuato presso ogni Ufficio
giudiziario.
Con nota del 5.12.2017, il predetto Ministero, condividendo le osservazioni svolte dalla Dirigente amministrativo che ha adottato
l’atto, ha evidenziato “l’assenza di qualsiasi violazione del Codice della privacy”, in quanto il trattamento dei dati relativi alla
dipendente all’interno del procedimento per il rilascio dei permessi retribu
L’art. 24 della legge 183/2010, sopra citata, ha innovato parzialmente il regime dei permessi per l’assistenza ai soggetti disabili
contenuto nella legge n. 104/1992 e nel d.lgs. n. 151/2001, prevedendo l’istituzione, presso il Dipartimento della Funzione
Pubblica, di una banca dati finalizzata al monitoraggio e al controllo sulla legittima fruizione dei permessi accordati ai pubblici
dipendenti. In particolare, le amministrazioni sono tenute a comunicare: i nominativi dei dipendenti cui sono accordati i permessi; la
tipologia di permesso fruita (per se stesso o per l’assistenza a terzi); per i permessi fruiti dal lavoratore padre o dalla lavoratrice
madre, la specificazione dell’età maggiore o minore di tre anni del figlio; il contingente complessivo di giorni e ore di permesso fruiti
da ciascun lavoratore nel corso dell’anno precedente per ciascun mese, specificando, in particolare, le ore o frazioni di ore fruite
per ciascuna giornata nel corso del mese di riferimento (art. 24, comma 4, l. 183/2010).
Al riguardo, si rappresenta che il trattamento di dati personali da parte dei soggetti pubblici è ammesso soltanto per lo svolgimento
delle funzioni istituzionali, nel rispetto dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice - anche in relazione alla diversa natura dei dati
- nonché dalla legge o dai regolamenti (cfr. art. 18-19), e dei principi di necessità, pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità
perseguite (cfr. art. 11). Nel caso dei dati sensibili - tra i quali rientrano quelli idonei a rivelare lo stato di salute - trovano
applicazione regole e garanzie più elevate, in base alle quali il trattamento è ammesso soltanto in base ad “un'espressa
disposizione di legge nella quale sono specificati i tipi di dati che possono essere trattati e di operazioni eseguibili e le finalità di
rilevante interesse pubblico perseguite”(art. 20, 22 e 112 del Codice)
Sono, inoltre, fatte salve dal Codice specifiche garanzie di “riservatezza” previste dalla normativa in materia di adozione (cfr. in
particolare, art. 28, comma 3, della legge 184/1983) in quanto “disposizioni di legge e di regolamento che stabiliscono divieti o limiti
più restrittivi in materia di trattamento di taluni dati personali” (art. 184, comma 3, del Codice).
4. Osservazioni dell’Autorità.
In base al quadro normativo sopra richiamato, il trattamento dei dati identificativi del minore e le informazioni sensibili relative al
riconoscimento della situazione di “handicap di grave entità” risultano indispensabili ai fini del rilascio della concessione dei
permessi retribuiti ex art. 33, legge 104/92, tenuto conto che spetta al datore di lavoro verificare in concreto la sussistenza dei
presupposti previsti dalla legge per usufruire di tali benefici, dandone conto nel provvedimento (art. 20, 22 e 112 del Codice).
Non risultano, invece, elementi che possano determinare la necessità dell’indicazione, nel provvedimento contestato,
dell’affidamento preadottivo del minore, delle vecchie generalità (cognome della famiglia di origine) e dell’attuale stato di figlio
adottivo, atteso che gli unici presupposti per la concessione del beneficio sono lo stato di disabilità e il rapporto di filiazione.
A tal proposito, non rileva il consenso prestato dalla segnalante all’atto della dichiarazione sostitutiva ai sensi del d.P.R. 445/2000
(attestante le nuove generalità acquisite dal minore a seguito dell’azione) in quanto il presupposto di liceità del trattamento dei dati
personali da parte dei soggetti pubblici è lo svolgimento delle funzioni istituzionali nel rispetto dei presupposti e dei limiti stabiliti dal
Codice, anche in relazione alla diversa natura dei dati, nonché dalla legge o dai regolamenti (art. 18, comma 3, del Codice).
Alla luce delle risultanze istruttorie, quindi, il provvedimento oggetto della segnalazione avrebbe dovuto indicare soltanto le
generalità del beneficiario dei permessi e dell’assistito, nonché il rapporto di filiazione, come in ogni altro caso, senza alcun
riferimento alla vicenda adottiva, né, a maggior ragione, allo stato di affidamento precedente ed al cognome della famiglia di origine
del minore.
La redazione del provvedimento senza tali informazioni avrebbe senz’altro consentito al datore di lavoro sia l’adempimento degli
obblighi di comunicazione alla P.C.M., sia la corretta istruzione della pratica da trasmettere al Ministero della Giustizia per la
concessione del congedo.
Deve, però, del pari considerarsi che, nel caso di specie, i dati anagrafici del minore adottato erano già in possesso
dell’amministrazione giudiziaria, in quanto già comunicati dalla segnalante in sede di richiesta dei benefici di legge al medesimo
inerenti, il quale risultava all’epoca dei fatti ancora in stato di affidamento ed era pertanto stato indicato con le generalità di origine.
Si ritiene, pertanto, che, anche in considerazione della rilevanza meramente interna del provvedimento, che l’amministrazione ha
assicurato esser stato «rilasciato in copia al solo dipendente», la condotta dalla stessa tenuta non abbia violato quelle le specifiche
garanzie di riservatezza previste dall’art. 28, comma 3, della legge n. 184/1983, che vieta a qualsiasi ente pubblico o privato,
autorità o pubblico ufficio «di fornire notizie, informazioni, certificazioni, estratti o copie dai quali possa comunque risultare il
rapporto di adozione».
Da parte dell’amministrazione giudiziaria dovrà in ogni caso assicurarsi che, per il futuro, atti e provvedimenti amministrativi
analoghi a quelli oggetto della segnalazione, siano redatti senza l’indicazione di informazioni relative all’adozione o alle generalità
dei minori precedenti la stessa, e di impartire, al riguardo, opportune istruzioni agli uffici periferici.
TUTTO CIO PREMESSO IL GARANTE
a. ai sensi degli articoli 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, prescrive al Ministero della Giustizia, per
il futuro, che atti e provvedimenti amministrativi analoghi a quelli oggetto della segnalazione, siano redatti senza
l’indicazione di informazioni relative all’adozione o alle generalità dei minori precedenti la stessa, nel rispetto dell’art. 11,
comma 1, lett. a), del Codice, e di impartire, al riguardo, opportune istruzioni agli uffici periferici;
b. ai sensi dell'art. 157 del Codice, invita, altresì, il Ministero della Giustizia, entro 30 giorni dalla data di ricezione del
presente provvedimento, a far conoscere quali iniziative siano state intraprese al fine di dare attuazione a quanto prescritto
nel presente provvedimento e di fornire comunque riscontro adeguatamente documentato. Si ricorda che il mancato
riscontro alla richiesta ai sensi dell'art. 157 è punito con la sanzione amministrativa di cui all'art. 164 del Codice.
Ai sensi degli articoli 152 del Codice e 10 del decreto legislativo n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può
essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha
la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento
stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.
Roma, 18 aprile 2018
IL PRESIDENTE
Soro
IL RELATORE
Iannini
IL SEGRETARIO GENERALE
Busia